Excel avanzado: bases de datos

 

Es una función primordial de Excel, puesto que permite realizar algunas operaciones de proceso de datos, basado sobre todo en la funcionalidad que otorga de generar índices basados en los campos que constituyen la base de datos. Con esto se pueden realizar operaciones como la extracción de información bajo múltiples criterios basados en la información que contenga la base de datos.

En Excel toda información registrada en una hoja electrónica es considerada una base de datos. En ésta las columnas constituirán las columnas de la base de datos y los renglones serán sus registros. Para poder operar la base de datos requerimos que las columnas estén nombradas en el primer renglón de la base de datos.

 

FILTRADO DE INFORMACIÓN

 

El proceso de filtrado consiste en la definición de los filtros, los cuales estarán indicando que campos constituirán los filtros y cuáles serán los valores que contendrán estos campos

 

Dentro del menú Datos encontramos el botón Filtro que nos permitirá definir los filtros para aplicar a la base de datos

La opción Filtro habilita el acceso al cuadro de dialogo en cada uno de los campos anexándoles a cada una de las columnas un botón con una flecha, que permitirá definir los criterios de selección para las columnas que sean especificadas.

 

Cuando abrimos el cuadro de dialogo, encontramos opciones para realizar ordenamientos de los registros basados en el campo que se está indicando, el ordenamiento puede ser ascendente, descendente o bien un ordenamiento por color, que es un ordenamiento personalizado.

 

Para la definición de los valores que constituirán el filtro, encontramos al final del cuadro una lista de los valores que se encuentran en la columna, con un botón para cada uno de ellos que permite incluirlo o excluirlo, se encuentra una opción etiquetada seleccionar todo, la cual al desactivarla no seleccionará ningún valor, resultando de esta manera en una exclusión de todas las columnas.

 

EJEMPLO

Para la hoja de GASTOS DE VIATICOS PROYECTOS ESPECIALES 

extraeremos información de los gastos por viáticos correspondientes al empleado HECTOR VALENCIA. Para hacer esto presionamos el botón de la flecha en la columna EMPLEADO y seleccionamos el valor HECTOR VALENCIA, con lo que obtendremos en la hoja electrónica:

Una vez que presionamos la tecla aceptar EXCEL nos presenta el resultado del filtro

Podemos aplicar múltiples filtros sobre una base de datos resultando en una conjunción de filtros. Para nuestra hoja, sí solicitamos como filtro adicional el PROYECTO MANGLAR

Resultando en la conjunción de criterios EMPLEADO HECTOR VALENCIA Y PROYECTO MANGLAR. El resultado finalmente es:

EXTRACCIÓN Y COPIADO DE INFORMACIÓN

Una de las funciones esenciales en el manejo de las bases de datos y el filtrado de información es el copiado de la información, pues cuando no se realiza el copiado nos encontramos trabajando sobre los datos de la base de datos, lo cual restringe modificar la información que estemos filtrando, pues los cambios serán reflejados en la información de la base de datos. El copiado de información nos permite generar una copia que podemos alterar sin modificar la información que reside en la base de datos.

Para realizar el copiado de la información se realiza la siguiente operación

Accedemos al menú Datos y presionamos el botón Avanzadas dentro de Ordenar y filtrar con lo que aparece el menú

Para realizar copiado de información debemos especificar los criterios dentro de la hoja electrónica, así como especificar físicamente donde se ubicará la copia de los datos. Para especificar los criterios debemos ubicar en celdas el nombre de las columnas y los valores que constituirán el criterio.

 

EJEMPLO

Para indicar que extraeremos los registros para el empleado HECTOR VALENCIA copiamos la columna empleado y el valor de esta forma:

Como se puede ver en el ejemplo en las celdas A26 copiamos el nombre de la columna (EMPLEADO) y en la celda A27 el valor del registro que estaremos extrayendo (HECTOR VALENCIA).

 

CRITERIOS BASADOS EN MULTIPLES COLUMNAS

Para realizar un filtrado que conjunte varias columnas lo único que requerimos hacer es integrar las columnas que constituirán el filtro y sus valores de la misma manera que se realizó en el ejemplo anterior.

EJEMPLO

 

Para indicar que nuestro criterio estará constitudo por el empleado HECTOR VALENCIA y el proyecto MANGLAR copiamos las columnas empleado y proyecto y sus valores, de la siguiente manera

CRITERIOS BASADOS EN MULTIPLES VALORES PARA UNA COLUMNA

Para indicar múltiples valores para una columna tan solo tecleamos los valores en renglones continuos. Si tenemos criterios en múltiples columnas funcionará a la vez como una conjunción.

 

EJEMPLO

 

Para extraer los registros correspondientes al empleado MARIO REYNOSA de los proyectos PARICUTIN Y MANGLAR realizamos el siguiente copiado:

Finalmente, para realizar el copiado de la información también debemos indicar el lugar donde la copia será realizada.

Para poder indicar en el cuadro de dialogo Filtro avanzado el criterio y donde se realizará la copia debemos seleccionar la opción copiar a otro lugar del cuadro de menú

Una vez que presionamos el botón aceptar EXCEL nos genera el resultado: